Ein Firmenumzug ist der perfekte Anlass, das Archiv aufzuräumen. Viele Unternehmen schleppen Ordner mit, die seit 15 Jahren niemand angerührt hat.
Was aufbewahrt werden muss
In der Schweiz gilt eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht für Geschäftsunterlagen von 10 Jahren (OR Art. 958f). Das umfasst: Buchhaltungsunterlagen, Jahresrechnungen, Belege, Geschäftskorrespondenz, Verträge.
Digitalisierung als Alternative
Seit der Revision des OR ist auch die elektronische Aufbewahrung zulässig — sofern die Dokumente unveränderbar gespeichert werden und jederzeit lesbar sind. Kosten für Digitalisierung: ca. CHF 0.10 bis CHF 0.50 pro Seite bei Dienstleistern. Für 50 Ordner (ca. 15'000 Seiten): CHF 1'500 bis CHF 7'500.
Akten vernichten
Akten, die die Aufbewahrungsfrist überschritten haben, können und sollten vernichtet werden. Bei vertraulichen Dokumenten: professionelle Aktenvernichtung (CHF 50 bis CHF 200 pro Karton).
Warenlager und Materiallager
Physische Lager (Produkte, Material) müssen sorgfältig geplant werden: Inventar erstellen, Logistik für den Transport planen, am neuen Standort Lagerraum vorbereiten. Umzugsfirmen mit Erfahrung im Firmenumzug können auch Lagertransporte übernehmen.
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